第一章 总则

第一条为了确保北京华北电力大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，保障基金会各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《北京华北电力大学教育基金会章程》，制定本制度。

第二条本制度所称档案，包括纸制档案和电子文档两大类，对其进行分别管理。

第三条 档案工作是基金会管理工作的重要组成部分，是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会要认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，以确保和维护基金会档案的完整和安全。基金会各成员应遵守本制度，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第二章档案归档范围

第四条 档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的各种载体的信息。主要有：

（一）上级主管部门的文件材料

1、基金会要执行上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

2、需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料；

3、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证；

4、领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）基金会的文件材料

1、理事会及相关工作会议的会议文件，以及各种声像材料；

2、基金会成立、变更、印章、章程、制度等文件资料；

3、基金会的请示与上级部门的批复文件；

4、基金会年检、考核、评估材料；

5、基金会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

6、基金会财务报表、记账凭证、审计资料等；

7、基金会发展数据统计报表和统计分析资料；

8、基金会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

9、基金会与企事业单位、社会组织、个人签署的协议、合同、备忘及需要执行的法规性文件；

10、基金会重要项目的立项、审批、运作、资金使用、成果等全过程资料；

11、基金会印章和证书的保管、使用、交接等记录；

12、基金会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

13、基金会工作人员聘用、考核、辞退、奖惩等文件材料；

14、基金会信息公开资料；

15、其他具有保存价值的文件材料。

第三章归档要求及时间

第五条归档具体要求为：

（一）年度内的纸质和电子档案均应坚持部门收集、归档、管理档案制度。各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

（二）年度档案坚持秘书处综合业务部档案管理员留档备份制度。各部门根据本部门的业务范围及当年工作任务，以年度为单位，清晰标明档案内容及存放，填写档案转移单后，交由秘书处综合业务部档案管理员。

（三）由各部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集纸质和电子材料整理归档。

（四）按照归档范围，将具有保存利用价值的纸质文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

（五）按照归档范围，将具有保存利用价值的电子文件材料收集齐全、完整，根据文件内容科学建立文件夹，统一备份存档。

（六）声像档案应建立对应的归档单，写明摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

（七）各部门具体承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交各部门档案管理员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

（八）档案管理员要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平。档案管理员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。

第六条 归档的时间为：

（一）年度内档案，各部门应要建立健全平时归卷制度。各部门对处理完毕或批存的文件材料，由专人集中统一保管。

（二）年度档案，各部门应于本年度四月底以前将上年度部门档案移交综合业务部档案管理员，纸质档案应科学整理、标明内容后移交，电子档案应进行完整备份。

第四章 档案的查询和借用

第七条 建立和完善档案借阅手续。基金会工作人员因工作需要，经秘书处领导签批，可查阅基金会形成的档案资料。

第八条 查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案管理员同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出办公室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

第九条 查阅档案时应严格遵守保密纪律；不得擅自向他人传播档案内容；不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料；不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠；不得随意折卷或撕去其中文件。

第十条 档案不得借出、不得携带出境。如确因工作需要，经秘书长签批，可借用基金会形成的档案资料，但应按照规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第十一条 杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第五章 保管期限和销毁

第十二条 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中，永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案的保管时间为5年。本办法规定的档案保管期限为最低保管期限。

第十三条 档案的保管期限由各部门依据具体情况按照以下原则提出建议，档案管理员将建议报秘书长审核后，方可确定：

（一）凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；

（二）凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；

（三）凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表，保管期限定为短期。

（四）对于会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》的相关规定执行。

第十四条 档案保管员将已到保管期限的档案交秘书长鉴定，秘书处提出处理意见，经理事长同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

第十五条 销毁档案时，必须有两人监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

第六章 附则

第十六条 本制度由北京华北电力大学教育基金会负责解释、修订。

第十七条 本制度自北京华北电力大学教育基金会理事会通过之日起执行。